Thầy Trương Quốc Việt chia sẻ một số điểm mới về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và một số lưu ý khi soạn thảo văn bản hành chính

Thứ tư - 17/02/2021 04:01
Văn bản hành chính là phương tiện quan trọng trong các hoạt động hành chính. Chất lượng văn bản hành chính phản ánh chất lượng hoạt động hành chính của các cơ quan, tổ chức. Bài viết này, giới thiệu một số điểm mới về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định của pháp luật hiện hành. Bài viết cũng chỉ ra những lưu ý, những lỗi cơ bản về thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính, nguyên nhân và cách khắc phục các lỗi này trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của các cơ quan, tổ chức.
Thầy Trương Quốc Việt cùng các bạn sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thầy Trương Quốc Việt cùng các bạn sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Đặt vấn đề
Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. Văn bản hành chính là phương tiện quan trọng trong các hoạt động hành chính, là loại văn bản chiếm số lượng nhiều nhất, được thực hiện thường xuyên trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Chất lượng văn bản hành chính phản ánh chất lượng hoạt động hành chính của cơ quan, tổ chức.

Chất lượng văn bản hành chính được cấu thành bởi chất lượng nội dung và thể thức văn bản. Nội dung văn bản truyền tải thông tin quản lý, chức năng pháp lý trong hoạt động quản lý hành chính,... Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố cấu thành và cách thể hiện các yếu tố cấu thành văn bản do các cơ qua nhà nước có thẩm quyền quy định nhằm đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành trong thực tế.

Khi văn bản được ban hành, thể thức văn bản là yếu tố đầu tiên tác động tới sự tiếp nhận và triển khai thực hiện văn bản. Những sai sót của văn bản hành chính dễ nhận biết nhất là từ sai sót về thể thức. Do đó, bảo đảm đúng, chuẩn về thể thức và kỹ thuật trình bày sẽ bảo đảm tính nghiêm túc, trang trọng của văn bản hành chính. Nắm vững thể thức, thành thạo kỹ thuật trình bày văn bản sẽ giúp nâng cao chất lượng văn bản hành chính.
 
Soạn thảo văn bản chuẩn

2. Một số điểm mới về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định pháp luật hiện hành
Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (Nghị định 30/2020/NĐ-CP). Nghị định 30/2020/NĐ-CP thay thế cho Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010, nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, đáp ứng các yêu cầu cải hành chính trong bối cảnh đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ. Nghị định này điều chỉnh các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Riêng đối với thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Nghị định 30/2020/NĐ-CP có nhiều điểm mới mà những người thường xuyên thực hiện công tác soạn thảo văn bản hành chính cần phải lưu ý trong quá trình thực hiện. Các điểm mới đó là:
Thứ nhất, Nghị định đã thống nhất cách hiểu về văn bản hành chính. Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. Văn bản hành chính được xác định có 29 loại, bao gồm: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Như vậy, theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP những văn bản nào thuộc 29 loại trên được xác định là văn bản hành chính. Các loại văn bản như: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ,... sẽ ko phải là văn bản hành chính. Nhưng Quyết định (cá biệt), Nghị quyết (cá biệt) và Chỉ thị được xếp là văn bản hành chính theo Nghị định này.

Thứ hai, Số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản không hiển thị số trang thứ nhất. Điều này có nghĩa là, số trang văn bản sẽ không hiện số 1 ở trang đầu, chỉ có số 2 từ trang thứ 2 trở đi. Lâu nay theo thói quen số trang văn bản được đánh ở giữa hoặc bên góc phải lề dưới văn bản và thường đánh từ số 1 từ trang đầu tiên trở đi. Với quy định mới này, bảo đảm tính thống nhất với cách đánh số  trang trong văn bản quy phạm pháp luật.

Thứ ba, Căn cứ ban hành văn bản phải ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày, tháng, năm ban hành và trích yếu nội dung. Riêng đối với căn cứ là Luật, Pháp lệnh thì không phải ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành. Quy định này sẽ thống nhất cách viện dẫn văn bản Luật, Pháp lệnh. Vì lâu nay nhiều cơ quan, người soạn thảo (nhất là cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh) thường ghi không thống nhất và có biểu hiện tùy tiện về câu, chữ khi viện dẫn Luật, Pháp lệnh. Ví dụ, thường ghi là: “Căn cứ Luật Cán bộ, công chức của Quốc hội số 22/2008/QH12 ngày 13/11/2008 hoặc “Căn cứ Luật số 22/2008/QH10 ngày 13/11/2008 của Quốc hội khóa XII nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”. Nay theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ cần ghi đơn giản: Căn cứ Luật Cán bộ, công chức năm 2008” là chuẩn chỉ, chính xác.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng chỉ rõ, khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan thì ghi đầy đủ tên loại số, ký hiệu, ngày tháng ban hành, cơ quan ban hành, trích yếu nội dung văn bản, nhưng các lần viện dẫn sau chỉ ghi tên loại, số ký hiệu văn bản đó. Quy định này là phù hợp, để không phải thêm câu đóng, mở ngoặc (gọi tắt là....) rất dài dòng và trùng lặp nhiều lần trong một văn bản hành chính.

Thứ tư, Nghị định cũng quy định cụ thể, chi tiết việc ghi quyền hạn của người ký trong những trường hợp ký thay mặt (TM), trường hợp được giao quyền cấp trưởng (Q.), trường hợp ký thay (KT), ký thừa ủy quyền (TUQ), ký thừa lệnh (TL). Những quy định này sẽ hạn chế việc tùy tiện trong một số trường hợp ký TM, TL, TUQ, Q. Và đặc biệt là tránh gây khó xử cho bộ phận soạn thảo đối với trường hợp cấp phó được giao phụ trách điều hành hoặc phó thường trực ký. Vì Nghị định đã chính thức quy định, các trường hợp này ký như trường hợp cấp phó ký thay cấp trưởng. Quy định này là phù hợp, vì “phó phụ trách”, “phó thường trực” không phải là một chức danh được quy định trong các văn bản pháp lý. Nên nếu vẫn để chức danh “phó phụ trách”, “phó thường trực” trong phần thẩm quyền đề ký là sai thể thức, kỹ thuật trình bày và hiệu lực của văn bản.  

Thứ năm, Nghị định quy định: không được ghi học hàm, học vị và các danh hiệu, danh dự khác vào trước tên người ký. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực (Bộ trưởng) quy định. Quy định này là hợp lý. Bởi lẽ, văn bản hành chính là để trao đổi thực hiện các công việc hành chính, ngôn ngữ văn phong, cách thể hiện bảo đảm tính vô nhân xưng, trung tính, khách quan, nên không cần thiết phải đưa các học hàm, học vị, danh hiệu, vinh dự, quân hàm vào trước họ, tên của người ký.

Thứ sáu, Nghị định cũng ghi rõ, chữ ký bằng mực xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Quy định này giúp dễ dàng nhận biết được bản gốc văn bản, bản chính văn bản giấy, bản sao y.

Thứ bảy, Về kiểm tra trước khi ký ban hành văn bản. Theo quy định trước đây, trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày thuộc về Chánh Văn phòng hoặc Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác. Nhưng tại Điều 12 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: “Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản” và “ Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản”. Đây là quy định mới nhằm nâng cao trách nhiệm của cá nhân trong việc tham mưu, soạn thảo, kiểm tra đề xuất ký ban hành văn bản cũng như trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức đối với toàn bộ văn bản của cơ quan, tổ chức mình.

Thứ tám, Nghị định cũng đã nói rõ việc ghi nơi nhận đối với Tờ trình, Báo cáo (trường hợp báo cáo của cấp dưới gửi cấp trên theo yêu cầu). Quy định này sẽ bảo đảm tính thống nhất cần phải có từ “Kính gửi” đối với Tờ trình, Báo cáo (cấp dưới gửi cấp trên). Vì lâu nay, có cơ quan thì có “Kính gửi”, có cơ quan thì không có “Kính gửi” trong hai văn bản này, do không có quy định rõ ràng, nên có nhiều cách hiểu, vận dụng khác sau khi xác định nơi nhận đối với Tờ trình và Báo cáo.

Thứ chín, Nghị định có quy định rõ về cách viết Hoa trong văn bản hành chính. Quy định về viết Hoa trong văn bản hành chính sẽ hạn chế sự tùy tiện viết Hoa trong thực tiễn soạn thảo văn bản hành chính ở các cơ quan, đơn vị.

 
142117981 3559427184174564 4066526652039712284 o
 
Thầy Trương Quốc Việt trong một buổi giảng dạy
 
3.  Một số lưu ý về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính trong hoạt động quản lý hành chính
Trong hoạt động quản lý nói chung, quản lý hành chính nói riêng, văn bản hành chính là phương tiện quan trọng trong hoạt động hành chính của các cơ quan, tổ chức. Văn bản hành chính dùng để chuyển đạt thông tin của chủ thể quản lý tới các đối tượng liên quan về một nội dung, kết luận, hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc, yêu cầu, đề nghị....triển khai thực hiện. Ví dụ như: thông báo kết luận buổi làm việc, báo cáo tổng kết năm, kế hoạch tổ chức hoạt động, tờ trình xin bổ sung kinh phí, hướng dẫn triển khai nhiệm vụ công tác năm....
Ngôn ngữ văn bản hành chính phải bảo đảm tính chính xác, rõ ràng, đơn nghĩa, rõ nghĩa, cô đọng, ngắn gọn, trang trọng, dễ hiểu. Bảo đảm những điều này, không những thể hiện tính nghiêm túc, uy quyền trong thi hành công vụ mà quan trọng hơn, giúp cho đối tượng tiếp nhận văn bản hiểu và thực hiện một cách thống nhất, hiệu quả.
Trong quá trình làm việc, dù có cẩn thận, tỷ mỷ đến từng chi tiết, thì hãn hữu những sai sót vẫn có thể xảy ra. Soạn thảo văn bản hành chính cũng không nằm ngoài tính tất yếu đó. Các lỗi về thể thức văn bản không đáng ngại bằng sai về mặt nội dung của văn bản. Tuy nhiên, nếu các lỗi về thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản được lặp đi, lặp lại mang tính hệ thống là biểu hiện cho năng lực hạn chế, thiếu tính chuyên nghiệp sẽ đem lại nhiều hệ lụy không mong muốn, ảnh hương tới chất lượng hoạt động hành chính của cơ quan, đơn vị. Vì vậy, cần hạn chế tối thiểu những sai sót mang tính sơ đẳng đến mức phải lấy lý do “lỗi đánh máy”, “lỗi phông chữ”, “lỗi gửi nhầm thư” để biện minh khi bị phát hiện nhằm che đậy cho những thiếu sót về năng lực của người soạn thảo văn bản.
Qua thực tiễn khảo sát, có thể thấy những lỗi thường gặp và cách sửa các lỗi về thể thức, kỹ thuận soạn thảo văn bản hành chính cụ thể như sau:

Thứ nhất, các lỗi về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày:
- Các yếu tố thể thức cơ bản trong văn bản hành chính gồm: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận và dấu chỉ mức độ, khẩn, mật. Lỗi sai về thể thức phổ biến nhất, thường sai ở nơi gửi; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; số, ký hiệu của văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản; câu trích yếu nội dung văn bản.
- Phía dưới từ Nơi nhận: thường ghi từ: “Như kính gửi”. Phải ghi đúng là “Như trên”.
- Đối với thể thức chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền: thường nhầm nhẫn giữa thẩm quyền ký tập thể (TM) với cá nhân ký trực tiếp; giữa thủ trưởng trực tiếp ký với ký thay thủ trưởng (KT), ký thừa lệnh (TL), ký thừa ủy quyền (TUQ)...
- Một số cá nhân soạn thảo vẫn giữ thói quen ghi lại tên cơ quan, tổ chức tại phần thể thức chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. Ví dụ như: GIÁM ĐỐC SỞ (ghi đúng là GIÁM ĐỐC) hoặc TM. ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN (ghi đúng là TM. ỦY BAN NHÂN DÂN).
- Ký thừa lệnh tập thể. Về nguyên tắc không ký thừa lệnh tập thể. Việc ký thừa lệnh chỉ áp dụng đối với cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản
- Số, ký hiệu văn bản: lỗi sai ở thể thức này thường gặp phải khi soạn công văn hành chính vẫn để chữ viết tắt tên loại văn bản CV (công văn) trong số, ký hiệu văn bản. Đối với văn bản hành chính, công văn là văn bản không có tên loại, không có chữ viết tắt CV tại phần số, ký hiệu văn bản.
- Tại thể thức số, ký hiệu văn bản, người soạn thảo cũng thường hay gặp lỗi về cách đánh ngày, tháng, năm phát hành văn bản. Theo thói quen, đối với ngày, các ngày mùng một (1), mùng hai (2), mùng ba (3),... mùng chín (9) của tháng và các tháng một (1), tháng hai (2), của năm không ghi số 0 đằng trước số 1, 2, 3...9. Trong khi các tháng 3,4,5,6,7,8,9 của năm thì lại thường cho thêm số (0) đằng trước các số tháng.
- Câu trích yếu văn bản: thường trích dẫn dài, câu tối nghĩa, không khát quát được trọn nội dung cốt lõi của văn bản.
Nguyên nhân của những lỗi trên thường xuất phát bởi lý do, người soạn thảo không đọc, không nắm chắc quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Người soạn thảo không nắm rõ địa vị pháp lý của người có quyền ký văn bản. Kỹ năng tóm tắt, tổng hợp văn bản của cá nhân soạn thảo còn hạn chế.
Để khắc phục các lỗi này, người soạn thảo cần chú ý:
- Cá nhân tham gia soạn thảo phải nắm chắc thể thức, kỹ thuật trình bày thể thức văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Cơ quan, đơn vị khi tiếp nhận người mới về làm việc, cần bồi dưỡng kỹ năng thực hành soạn thảo văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ văn bản.
- Người soạn thảo phải nắm rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan để xác định rõ thẩm quyền ký văn bản của các chủ thể trong cơ quan và nắm rõ Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư. Cá nhân soạn thảo văn bản phải xác định rõ:
- Để tránh lỗi ở thể thức ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản, cá nhân soạn thảo văn bản phải nhớ nguyên tắc, các ngày mùng một (01), mùng hai (02), mùng ba (03),... mùng chín (09) của tháng; các tháng một (01), tháng hai (02) của năm phải ghi thêm số 0 vào đằng trước số đếm. Việc ghi số 0 đằng trước để tránh việc sửa chữa ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
 Ví dụ, Viết “Lào Cai, ngày 03 tháng 02 năm 2020” là đúng, còn ghi “Lào Cai, ngày 3 tháng 2  năm 2020” là không đúng thể thức theo quy định.
- Đối với số ký hiệu của công văn: Luôn nhớ, công văn hành chính là văn bản không có tên loại, không có chữ viết tắt CV ở thể thức số, ký hiệu văn bản. Chỉ có công văn của tổ chức Đảng, Đoàn thì có chữ viết tắt CV ở thể thức số, ký hiệu văn bản. 
- Đối với câu trích yếu văn bản: Nguyên tắc viết câu trích yếu phải cô đọng, ngắn gọn, rõ ý. Câu trích dẫn có tính khái quát cao, phản ánh nội dung văn bản để người tiếp nhận văn bản đọc là hiểu ngay nội dung. Kinh nghiệm cho thấy, người soạn thảo nên soạn thảo xong nội dung, sau đó mới quay trở lại viết câu trích yếu văn bản. Hoặc sau khi hoàn thiện xong văn bản, rà lại câu trích yếu để xem xét cho phù hợp với nội dung văn bản.

Thứ hai, lỗi copy, cắt dán văn bản:
Lỗi copy, cắt dán là lỗi phổ biến, cơ bản thường thấy trong các văn bản hành chính, xuất hiện thường xuyên và nhiều nhất trong các báo cáo thường kỳ, kế hoạch, chương trình công tác tháng, quý, năm... Các lỗi phổ biến thường gặp là:
- Copy báo cáo, kế hoạch của cơ quan khác về biên soạn lại thành báo cáo, kế hoạch của cơ quan mình nhưng trong nội dung văn bản vẫn để tên cơ quan khác.
- Copy văn bản của năm này, địa phương này nhưng không sửa các mốc thời gian của văn bản cũ cho phù hợp với hiện tại, không sửa tên địa phương.
- Copy số liệu quá cũ, không cập nhật, sửa chữa, bổ sung cho phù hợp với thực tiễn tại cơ quan, đơn vị ở thời điểm hiện tại.
- Copy văn bản, cắt dán văn bản nhưng không chú ý tới những chữ viết tắt, tên các địa danh, tên người, tên đơn vị được nêu trong văn bản cũ.
- Copy văn bản trước đó của chính mình soạn nhưng không sửa đổi, bổ sung dẫn đến mốc thời gian, số liệu của năm nay giống hệt các năm trước.
- Copy văn bản từ máy tính khác, tải từ các trang thông tin khác font chữ nên khi pate bị lỗi font chữ, nền chữ, cỡ chữ.
- Copy văn bản nhưng không sửa lại phần nơi nhận, vẫn để nguyên hoặc bỏ sót tên đơn vị nhận văn bản được nêu trong văn bản cũ.
Nguyên nhân của những lỗi này thường do:
- Cơ quan phải làm quá nhiều báo cáo, kế hoạch theo kiểu định kỳ “đến hẹn là báo cáo”, “đến kỳ là kế hoạch tổng kết”; một nội dung nhưng có quá nhiều cơ quan, đơn vị cùng phải báo cáo, báo cáo cho nhiều đầu mối khác nhau...
- Người soạn thảo cẩu thả, thiếu trách nhiệm trong soạn thảo, rà soát, kiểm tra văn bản.
- Cá nhân soạn thảo có thói quen khi viết báo cáo là phải dài, tham đưa nhiều thông tin, không cô đọng, xúc tích; tham khảo mẫu báo cáo có sẵn trên các trang điện tử nhưng không điều chỉnh, chỉnh sửa cho phù hợp với đặc thù riêng của cơ quan mình.

 
142771577 3559425104174772 6547881271017145426 o
 
Thầy Trương Quốc Việt chia sẻ tại hội nghị tập huấn
 
Để sửa những lỗi này, người soạn thảo cần lưu ý:
- Khi copy, cắt dán, người thực hiện phải khắc cốt, lưu tâm nhất định phải chú ý tới các nội dung dễ bị trùng lắp, sai sót: các con số, sự kiện, địa danh, ngày, tháng, tên cơ quan, tên người, tổ chức được nêu trong văn bản. Nên bôi đỏ những cái này để nhắc mình phải chỉnh sửa, bổ sung, cập nhật cho phù hợp với thời điểm hiện tại.
- Dùng phím Ctrl +F để tìm nhanh tên địa danh, tên cơ quan, tên người được nhắc đến nhiều trong văn bản và chỉnh sửa ngay khi bắt đầu soạn thảo.
- Đối với ngày, tháng, năm phát hành văn bản; các mốc sự kiện trong văn bản cần phải đọc và sửa ngay khi bắt tay vào chỉnh sửa nội dung báo cáo, kế hoạch.
- Khi soạn xong trước khi trình trưởng đơn vị, người soạn thảo nên tự đọc để rà lại ít nhất 2 lần xem còn có copy, cắt dán đoạn nào chưa sửa. Nếu cẩn thận hơn, có thể nhờ đồng nghiệp đọc lại văn bản vừa soạn, vì “văn mình vợ người”. Người khác đọc văn bản dễ phát hiện ra lỗi hơn là chính mình tự kiểm tra văn bản.

Thứ ba, lỗi diễn đạt, hành văn:
Câu trong các văn bản hành chính thường quá dài, ghép nối nhiều ý thành một câu. Người soạn văn bản thường lạm dụng dấu chấm phẩy “;” và dấu phẩy “,” trong cùng một câu khi diễn đạt nội dung.
Người soạn thảo thường để đoạn văn quá dài, không biết ngắt đoạn, cách dòng, tách đoạn văn bản. Và sử dụng cách hành văn tối nghĩa, lạm dụng nhiều văn nói, văn báo chí, văn nghệ thuật để hành văn hành chính.
Nguyên nhân dẫn đến lỗi này, do người soạn văn bản còn hạn chế về năng lực hành văn và sự hiểu biết về Tiếng Việt thực hành. Cá nhân soạn thảo chưa nắm chắc cấu tạo câu, cấu tạo đoạn văn; cách ngắt câu, chia đoạn; khi nào dùng câu đơn, khi nào dùng câu ghép, công dụng của các loại dấu trong tiếng Việt.
Vốn từ, ngôn ngữ hành chính của người soạn thảo chưa phong phú, da dạng, nên bí từ khi diễn đạt; không biến chuyển ngôn ngữ nói sang ngôn ngữ viết với văn phong hành chính công vụ.
Cách sửa lỗi:
- Nếu câu văn quá dài, người soạn nên tách ý để viết thành nhiều câu ngắn. Viết câu phải bảo đảm câu có đủ thành phần câu, mệnh đề theo quy định về ngữ pháp tiếng Việt, cách hành văn hành chính. Sử dụng những cụm từ mang tính lặp lại, mang tính khuôn mẫu để tách câu, ngắt ý, cách đoạn.
- Nếu một câu dài gồm nhiều ý ghép với nhau, không cắt được thành nhiều câu riêng, nên tách ý và sử dụng cách viết liệt kê, xuống dòng, để đưa mỗi ý thành một mệnh đề mệnh lệnh. Mỗi lần xuống dòng là 1 mệnh đề, diễn giải một nội dung cụ thể.
- Để tránh lạm dụng văn nói, văn báo chí, văn nghệ thuật trong hành văn hành chính, người soạn văn bản nên có cuốn từ điển tiếng Việt, từ điển thuật ngữ chuyên ngành hành chính để hiểu được rõ các thuật ngữ hành chính. Có từ điển và chịu khó đọc văn bản pháp luật, văn bản hành chính sẽ giúp người soạn thảo có vốn từ phong phú, đa dạng trong diễn đạt, hành văn hành chính.
- Để tránh viết đoạn văn quá dài trên 1 trang giấy, gây đau mắt và thiếu thiện cảm cho người tiếp nhận khi tìm kiếm thông tin, người soạn hãy nhớ quy tắc:
+ Trên 1 trang giấy hạn chế chỉ  có 1, 2 đoạn văn. Một trang giấy nên có 3, 4 đoạn văn. Việc ngắt đoạn, xuống dòng, lùi đầu dòng 1 tab không những bảo đảm tính thẩm mỹ về mặt hình thức văn bản, mà còn tạo cảm giác dễ chịu cho người tiếp nhận văn bản.
+ Mỗi đoạn văn chỉ nên diễn đạt trọn vẹn 1 nội dung, 1 ý. Mỗi đoạn văn chỉ nên có từ 2 – 5 câu tùy loại.

Thứ tư, lỗi “đi tắt, đón đầu”, “cắt xén quy trình”:
Các cơ quan đều thiết lập quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Quy trình này thường gồm các bước cơ bản: Chuyên viên soạn thảo >> Các đơn vị liên quan cho ý kiến (nếu có) >> Trưởng đơn vị trực tiếp duyệt nội dung >> Văn phòng/phòng hành chính kiểm tra thể thức >> Thủ trưởng cơ quan ký duyệt >> Văn thư phát hành.
Nếu tuân thủ đúng các bước, các lỗi sai về thể thức sẽ giảm ở mức tối thiểu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, văn bản thường không tuân thủ quy trình xây dựng và ban hành văn bản đã có trong quy chế. Đơn vị soạn thảo muốn nhanh nên “cắt xén” các bước, chạy thẳng lên báo cáo xin trưởng đơn vị ký và phát hành luôn văn bản.
Lỗi “đi tắt, đón đầu”, “cắt xén” trong quy trình xây dựng và ban hành văn bản thường do các nguyên nhân:
- Áp lực về thời gian phát hành văn bản phải nhanh, gấp, đã quá thời hạn phải báo cáo công việc nên phải “đi tắt, đón đầu”, “cắt xén” các bước quy trình.
- Trưởng đơn vị trực tiếp duyệt nội dung tin tưởng tuyệt đối cấp dưới, không rà soát kỹ nội dung văn bản để góp ý chi tiết.
- Trưởng các đầu mối, bộ phận kiểm tra thể thức tin tưởng vào chuyên môn, bỏ qua khâu rà soát câu chữ; do nhiều việc; văn bản nhìn đã quen nên đọc lướt.
- Người soạn thảo ỷ lại sự tin tưởng, thân quen; muốn nhanh, được việc, chủ động bỏ qua “người gác cổng” – người rà soát, kiểm tra văn bản, báo cáo trực tiếp người đứng đầu xin chữ ký.
Cách sửa lỗi:
- Quy trình đã ban hành, bất kỳ tổ chức, cá nhân nào cũng phải tuân thủ. Trường hợp nhanh, gấp, bất khả kháng thì thực hiện theo quy trình rút gọn đã quy định. Bởi lẽ, nhanh thường ẩu, “bút xa gà chết”.
- Trưởng đơn vị duyệt nội dung, trước khi ký nháy, cho dù gấp, vẫn cần giành thời gian để đọc qua ít nhất một lượt văn bản.
- Bộ phận chuyên môn Văn phòng/Hành chính bắt buộc phải kiểm duyệt kỹ thể thức trước khi ký nháy trình lãnh đạo phê duyệt.
- Lãnh đạo đơn vị chỉ phê duyệt văn bản khi đã có đầy đủ chữ ký trong phiếu trình kỳ, dự thảo văn bản. Nếu gấp, lãnh đạo cần xem nhanh văn bản trước khi ký.

4. Kết luận
Soạn thảo văn bản là công việc khô khan, đòi hỏi sự tỷ mỷ, cẩn trọng. Nhưng nó thể hiện trình độ tư duy, năng lực sáng tạo của người soạn. Trong bối cảnh hiện nay, khi tính minh bạch thông tin, trách nhiệm giải trình ngày càng cao, thì càng đòi hỏi sự chuyên nghiệp, chuyên tâm, chuyên trách trong thực thi nhiệm vụ. Do đó, những người tham gia công tác soạn thảo văn bản luôn phải nêu cao ý thức trách nhiệm, năng lực nghề nghiệp để thực hiện tốt nhất công việc được giao. Các cơ quan, đơn vị cần quan tâm hoàn thiện quy trình xây dựng văn bản, thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ soạn thảo văn bản cho chuyên viên hành chính để nâng cao chất lượng ban hành văn bản, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động hành chính./.

 

Tác giả bài viết: TS. Trương Quốc Việt, Phó trưởng khoa Hành chính học, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nguồn tin: Tạp chí Khoa học Nội vụ

Tổng số điểm của bài viết là: 5 trong 1 đánh giá

Xếp hạng: 5 - 1 phiếu bầu
Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây